“0% Closing” – proiecte neterminate?

“Clientul proiectului are o nevoie. Implementam proiectul, obtinem rezultatul (care, speram, satisface nevoia clientului), il predam clientului si…cam asta e, nu? Am terminat!”

“Cand consideram ca am terminat (inchis) un proiect?”

– o intrebare (aparent) simpla la care am cautat raspuns la peste 150 de manageri de proiect din peste 25 de companii (medii si mari) activand in domenii diferite (de la IT&C pana la cercetare de piata si productie de anvelope…).

 

90% dintre managerii de proiect chestionati considera ca proiectul se incheie imediat ce clientul a acceptat livrabilul (rezultatul) proiectului.

 

Din pacate, o asemenea abordare este incorecta din mai multe puncte de vedere. Si iata-le pe cele mai importante dintre ele:

  1. Managerul de proiect primeste un “mandat” de a implementa/livra un proiect de la Sponsorul proiectului. Acest mandat (care poate fi considerat chiar similar unui contract) este formalizat prin “Carta Proiectului”, document ce se semneaza in etapa de initiere a proiectului. Orice contract trebuie si el “inchis” la terminarea activitatilor prevazute. Pentru managerul de proiect, acest lucru se realizeaza in etapa de incheiere a proiectului. Managerul de proiect construieste un raport de incheiere care stipuleaza daca toate conditiile “contractului” au fost indeplinite (obiectivele au fost implementate cu succes, scopul atins etc.).
  2. Acceptarea livrabilului (rezultatului) proiectului de catre client se realizeaza in etapa de monitorizare si control. Oprirea proiectului imediat dupa acest moment ar insemna eludarea etapei de incheiere si, implicit, a raportului de incheiere. Prin urmare, “contractul” intre managerul de proiect si sponsor nu ajunge la final (fara o inchidere formala si normala). Si atunci, din punctul nostru de vedere, cu (cel putin) un contract “in aer”, proiectul nu poate fi considerat finalizat (inchis).
  3. Mai mult, pe tot parcursul planificarii, ne bazam foarte mult (si) pe estimari analogice construite pe date istorice. Aceste date istorice ar trebui sa se regaseasca (intr-o proportie foarte mare) in lectiile invatate ale unui proiect. Lectiile invatate ar trebui adunate pe tot parcursul proiectului (desi, uneori, timpul nu este suficient). Insa, de formalizat, ele sunt formalizate in etapa de incheiere a proiectului. Daca noi consideram proiectul incheiat la acceptarea livrabilului, echipa va trece la un alt proiect (asa cum este si normal). Cine va mai avea timpul necesar sa ofere informatiile despre un proiect anterior in conditiile in care este (cel mai probabil) ocupat pana peste cap cu proiecte curente?

Prin urmare, “saritul” peste etapa de incheiere a unui proiect aduce numai deservicii.

Sub pretextul unei “optimizari/eficientizari” a timpului petrecut in proiect, de cele mai multe ori, in cadrul companiilor, etapa de incheiere are prioritate foarte mica, fiind trecuta la “si altele daca avem timp”. Este considerata ca fiind doar consumatoare de timp fara a aduce un beneficiu palpabil rezultatului, proiectului, clientului...

Din pacate, efectele acestei politici (paguboase) – pe care foarte multi manageri de proiect o accepta – nu se vor simti pe moment (pentru acel proiect specific). Dimpotriva, ele vor afecta toate proiectele ulterioare. Ne vom “lupta” iarasi pe estimari (desi, de multe ori, ele au mai fost facute anterior), ne vom stoarce creierii pentru solutii la riscuri (desi ele au fost gasite deja in proiecte similare anterioare) si asa mai departe.

Si ne mai miram ca viata managerului de proiect e grea…

Nu e KO sa gresesti, dar e OK sa incerci!

Frecvent sunt martori ineficienti asupra modului in care devenim usor manipulabili atunci cand ne sunt induse idei, acceptam usor avalansa falselor nevoi si devenim dependenti de consum. Orice fel de consum; fara a pastra echilibre, mergand galopant spre extreme, intr-o lume a zilelelor noastre care are la pachet presiunea constanta si impovaratoare a gandului ca trebuie sa fim perfecti, ca la carte.

Inca de la varste fragede detinem curiozitati multiple, dar cu suport si siguranta din partea parintilor ca vor fi acolo pentru noi sa ne protejeze in caz ca… . Odata ce am crescut, parca frica de a incerca ne transforma, pentru ca acum suntem si responsabili sau macar asa ar trebui; ori constientizarea faptului ca mai ai si alte variante din care s-ar putea sa nu iesi bine, devine din ce in ce mai prezenta… si de aici scenarii. Gandirea noastra “flexibila si antrenata” catre a largi orizonturi creative reflecta de multe ori concluzii pripite, decizii fara aprofundari in situatii diverse. Adica in mare parte, ne lipseste disponibilitatea imediata de a ne arunca in riscuri, mai ales in lucruri pe care nu le stapanim pentru ca suntem bine in zona de confort. Dar oare nu de aici avem posibilitatea de a invata?

Pana la urma, spiritul de initiativa si dorinta de a cunoaste, de a ne (auto)depasi, de a ne asuma greseli pentru a progresa emotional, comportamental si chiar profesional determina pe parcursul vietii schimbari de traiectorie atunci cand ne asteptam mai putin. Important e sa participam activ, sa invatam asumarea unui esec, sa stim cum sa ne raportam la o pierdere care are toate sansele sa se transforme intr-un big achievement. O asumare a riscurilor pentru a gusta bucuria succesului sau cum bine spune Dale Carnegie: “succesul inseamna sa obtii ce vrei, iar fericirea inseamna sa vrei ceea ce ai obtinut.”

Adesea incurcam dorintele cu motivele pentru care luptam sa le obtinem, insa este esential sa alegem corect metodele prin care ajungem la ele, deoarece sunt general valabile in atingerea scopurilor personale. Asumam ca gresala e omeneasca si ar trebui insusita ca o lectie din care extragem invataminte, iar cand aceasta se repeta inseamna ca nu si-a atins scopul final si inca trage semnale.

Admiterea propriilor greseli e o etapa de baza in abordarea unei cauze care poate fi “pierduta” doar pentru ca ego-ul isi exercita prea multa putere si asupreste orice urma de a “vedea” ca se poate si altfel, ca intotdeauna exista rezolvari, alternative si solutii. Critica si mai ales, autocritica e buna atata timp cat ea nu poarta povara resentimentelor, a lucrurilor neincheiate/nerezolvate cu noi insisne; a frustrarilor continue ce se pot revarsa gratuit, usor fata de cei din jurul nostru. Si atat de necinstit, in definitiv.

Indrazneala incurajata si motiva(n)ta (daca mi-e permis pozitivismul extrem din acest mic joc de cuvinte) poate constitui cheie in evitarea greselilor stupide care pot genera la rand, frustrari coplesitoare; mai ales cand exista experienta incercarilor din care poate ca nu a rezultat un wow, dar a creat exercitiul de a fi prezent in miezul lucrurilor, de a lua contact cu noul si de a insusi lucruri esentiale.

Sursa foto: Google, giphy.com

 

 

Neuromarketing

Definitia de la manual reda printr-o explicatie sustinuta ca neuromarketingul este modalitatea prin care creierul raspunde stimulilor de marketing atat cognitiv cat si senzorial; o conectare a neocortexului (rationalul) cu emotiile din sistemul limbic profund, ce poate naste si influenta identitatea unui brand in raport cu cantitatea de info pe care o primim si pentru care vom genera decizii.

Aceasta cercetare comportamentala isi propune sa masoare preferintele consumatorilor, la ceea ce reactioneaza functie de oferte si care sunt factorii determinanti in luarea unor decizii.

Prin utilizarea liantului feeling se creeaza anumite legaturi emotionale asupra comportamentelor ce directioneaza consumatorii catre anumite produse si servicii. Urmarind anumite categorii demografice si grupuri de consumatori, piata poate fi segmentata, iar pozitionarea ce urmareste strategia mesajului va fi adaptata pentru a veni in intampinarea nevoilor, a imbunatati asteptarile si mai ales, satisfacerea consumatorilor.

Conectarea emotionala a clientilor care impartasesc valori si credinte pentru anumite categorii de produse si servicii este doar o componenta din seria elementelor care dau personalitate unui brand, concomitent cu  satisfacerea anumitor functii ale creierului (multitasking, empatie, emotii in stari pure si cu un impact rapid sau deliberate, prin rationamente constiente). Combinatia elementelor de psihologie, economie si biologie ofera informatii reale, verificate asupra cum pot fi accesate anumite informatii in raport cu intuitiile si abordarile consumatorilor si interdependentele dintre ele atunci cand se aplica strategii de piata, branding sau orice forma de publicitate alternativa din mass-media neconventionala.

Descifrarea emotiilor prin explorarea oportunitatilor este importanta in imbunatatirea practicilor ce au in prim plan comportamentele si intelegerea consumatorilor, si de ce nu, chiar si efectuarea unor predictii astfel incat sa se comunice si sa se raspunda nevoilor potentialilor consumatori ce ce vor castigati si ulterior, transformati in clienti fideli.

Sursa foto: Google

 

Certificarea PMP – cerinte si pasi corecti

1. “Minimum 4500 de ore de experienta in managementul proiectelor obtinute in decursul a minim 3 ani consecutivi”

SI

2. “Minimum 35 de ore de curs dedicat managementului proiectelor (35 de contact hours)”

Nu, nu este o lista de cumparaturi. Ce am prezentat mai sus sunt cele mai importante cerinte pe care orice aspirant la certificarea PMP (Project Management Professional) oferita de PMI (Project Management Institute) trebuie sa le indeplineasca. Sa le luam pe rand:

“Minimum 4500 de ore de experienta in managementul proiectelor obtinute in decursul a minim 3 ani consecutivi”

Examenul de certificare va contine, in proportie covarsitoare, intrebari situationale. Spre exemplu: “Clientul unui proiect il anunta pe managerul de proiect ca, in urma unor dificultati economice, bugetul proiectului a fost redus cu 30%. Care sunt pasii urmatori pe care managerul de proiect trebuie sa-i parcurga, in aceasta situatie:” sau “Doi dintre membrii din echipa de proiect nu reusesc sa ajunga la un numitor comun cu privire la modul de testare al produsului. Cum ar trebui sa actioneze, in acest caz, managerul de proiect pentru a lamuri situatia?”.
Evident, raspunsul pentru aceste intrebari se va baza pe cunostiintele teoretice din cadrul PMBoK (Project Management Body of Knowledge). Insa – cu totii stim – ca teoria fara practica este ca forma fara fond.
Nu va fi suficient sa cunoastem (folosit aici cu sensul de “memorare”) procesele – cu intrarile/iesirile si tehnicile aferente – de managementul proiectelor, asa cum sunt prezentate in PMBoK. Experienta acumulata in cadrul proiectelor ne va ajuta sa punctam si sa alegem exact bucata de teorie potrivita situatiei. Legaturile (neuronale, psihologice, cum vreti sa le spuneti) intre conceptele teoretice si situatiile reale (specifice proiectelor) se pot realiza doar in momentul in care individul are ocazia sa puna in practica, in cat mai multe momente, ceea ce a “invatat de la carte”.
Candidatul la certificare are nevoie sa “simta” conceptele, sa le poata vehicula cu usurinta, fara a retine mecanic ordinea in care ele sunt prezentate/descrise in cadrul ghidului PMBoK. Iar acest lucru se poate intampla doar experimentandu-le, in viata profesionala, cat mai des si cat mai variat. Expunerea nu trebuie sa se realizeze neaparat din rolul de manager de proiect. Insa, tinand cont de complexitatea “materiei” si de specificul examenului, recomandarea noastra este ca orice doritor de certificare (PMP) sa fi condus cap-coada macar un (1) proiect. “Bits and pieces – expunerea doar la parti din proiect – nu sunt de ajuns pentru a intelege corect si pana la capat intreg fenomenul (de la etapa de initiere pana la etapa de incheiere).

“Minimum 35 de ore de curs dedicat managementului proiectelor (35 de contact hours)”

Inainte de a sustine examenul de certificare, candidatul trebuie sa faca dovada sustinerii a 35 de ore de curs dedicate managementului proiectelor. Aceasta sesiune ar trebui sa ajute la clarificarea notiunilor teoretice si la corectarea (pe cat posibil) a unor mecanisme care contravin ghidurilor de managementul proiectelor. Aspirantul la certificare trebuie sa foloseasca cele 35 de ore pentru a si lamuri cat mai clar legaturile intre procese, instrumentele si tehnicile folosite, precum si validitatea practicilor (din cadrul companiei unde lucreaza) din perspectiva teoriei de managementul proiectelor.

In concluzie…

Cerintele sunt destul de clare. Totusi, exista un element important care poate face diferenta si anume modul lor de raportare. Pentru certificarea PMP, fiecare candidat are la dispozitie un sistem online unde raporteaza orele lucrate in proiecte precum si orele de curs absolvite. Iar aici intervin problemele.
Cu toate ca noi lucram uneori si 12 ore pe zi la anumite proiecte, pentru raportare ar fi bine sa retinem ca ziua are maximum 8 ore de lucru. Poate sunt ani in care nu ne luam concedii, insa, din nou, la raportare nu putem avea 12 luni de munca intr-un an (sau 365 de zile lucrate). Pana la urma, raportarea urmareste situatia corecta, normala si nu anormalitatea la care suntem obligati sa aderam de multe ori.
Aceeasi “anormalitate” este incurajata si de catre furnizorii de cursuri dedicate pregatirii certificarii. Ofertele abunda si regasim in multe din ele 4 zile de curs in care furnizorul “inghesuie” cele 35 de ore necesare. Si totul se intampla de dragul unei…hartii de absolvire.
Din pacate (sau din fericire pentru cei corecti), inteligenta artificiala lucreaza la toate nivelurile. Iar aplicatia de raportare a orelor are anumiti indicatori care sesizeaza aceste anomalii si semnaleaza problemele, declansand procedura de audit pentru candidatul respectiv. In cadrul auditului, acesta va trebui sa faca dovada tuturor celor declarate (raportate) anterior. Iar 9 ore de curs (intr-o zi considerata ca avand 8 ore de munca) nu prea au cum sa intre.

Prin urmare, va recomandam din toata inima

  • sa fiti onesti, in primul rand, in evaluarea propriei experiente in managementul proiectelor (si, implicit, in socotirea orelor aferente acesteia) si
  • sa alegeti cu atentie furnizorii de sesiuni de dezvoltare in managementul proiectelor

Bafta la certificare!

 

Sursa foto: Agifall

Tu ce culoare esti?

Azi ni se ofera optiuni variate si oportunitati multiple de a transforma un hobby in daily job sau si mai interesant: posibilitatea de a-l imbunatati pe cel actual sau de a ne identifica cu acele optiuni de cariera care pot ajuta la (re)descoperirea personala; prin care ne motivam si dorinta ulterioara de a construi un brand personal dispus sa descopere inovatie si evolutie permanenta.

Asumarea sanatatii organizationale presupune pe langa knowledge, si soft skills: angajament, asertivitate, eficienta, etica, negociere; aptitutini personale si sociale intangibile care construiesc trasaturi ale personalitatii ce influenteaza si caracterizeaza relatiile mai ales la locul de munca, acolo unde implicatiile sunt pe mai multe niveluri. Constructia unor astfel de competente in comportamente sunt din ce in ce mai prezente si  se pot insusi prin variate metode, programe de dezvoltare, coaching si invatare formala.

Spre exemplu un test SDI (strength deployment inventory) ajuta in conturarea portretelor in cadrul organziatiilor, identificand tipuri de personalitati reprezentate prin trei culori: rosu-orientati catre rezultate, verde-orientati catre proces si albastru-orientati catre oameni, sau hub-situarea la mijloc prin combinarea elementelor din cele trei culori.  Datele astfel obtinute confera solutii spre a accesa corect abilitatile si competentele persoanelor cu care se lucreaza. Rezultatele obtinute pot usura activitati si in acelasi timp pot imbunatati performanta in munca si o relationare cat mai buna.

Ne intoarcem asadar, la un alt gen de “why” care poate oferi raspunsuri cu privire la cine suntem, de ce actionam intr-un anume mod, care ne este sistemul de valori si principiile dupa care ne ghidam; aceste lucruri corect interpretate pot justifica comportamentele indivizilor si se pot obtine perspective asupra modalitatilor prin care se pot recunoaste punctele forte sau maniera in care cele mai putin satisfacatoare pot influenta ansamblul. Cu alte cuvinte, putem vorbi despre o intreaga viziune asupra sistemului in care interactioneaza oamenii in circuit.

Tehnicile si uneltele folosite pot facilita intelegerea, dar si intocmirea unui plan asa incat acest “yoga brain” sa produca interactiuni cu decizii sanatoase asupra modului in care pot fi accesati oamenii, si mai ales care pot fi adaptate unor nevoi specifice. Tot rezultatele indica si pot antrena o raportare corecta si eficienta asupra unui tip de comportament care atat la nivel personal cat si de grup poate valida in timp productivitate, coeziune. Ne referim la interactiune, gestionarea unor conflicte, procese care pot imbunatati activitati si mai ales din care se pot afla/invata lucruri.

P.S. Keep calm and use your soft skills!

Sursa foto: Google, www.giphy.com

 

  

Inteligenta artificiala

Noua problematica ce vizeaza conceptul de inteligenta artificiala are nevoie de o intelegere aprofundata asupra ceea ce va insemna viitorul umanitatii si ce ne poate conduce spre o viata mai inteligenta; adica polivalenta unui fenomen in virtutea caruia apare nevoia, dorinta sau trigger-ul de a testa; pentru ca apoi sa se poata dezvolta si implementa mecanisme, metodologii si idei inovative.

Desi stim sau se considera ca folosim aproximativ 10% din capacitatea creierului, acesta nu conteneste sa uimeasca. Si chiar si asa, daca inteligenta artificiala (creata tot de el) depaseste umanul, incotro ne indreptam?! Care va fi masura si cine o va stabili?

Spre exemplu, dimensiunea digitala in care suntem partasi si de ce in ce mai prezenti vine cu forme/reprezentari pentru anumite produse si servicii prin intermediul VR-ului si AR-ului (realitatii si augmentarii virtuale) cu pasi siguri catre experiente mai usor de asimilat, ce pot fi „gustate” din plin, datorate unor actiuni superinteligente. O inteligenta senzoriala care isi propune sa intermedieze viziuni prin stimularea consumului, cresterea productivitatii, competitivitatii si implicit a calitatii. Vorbim asadar, despre tehnologii emergente care au mindseturi agile asupra viitorului, impulsionand perceptii diferite, o integrare efectiva asupra ideilor noi. Si totusi, tendinta catre robotizare…?! Sau un upgrade al eficacitatii, asa incat sa castige omul indraznet care poate continua si altfel povestea…?

Se atribuie noi facilitati pentru ceea ce consumam, prin elemente ce au putere sa declanseze emotii, un mix de instrumente pentru dezvoltarea si insusirea lor in programe de procesare si implementare ulterioara. Un challenge care se genereze interes, trafic prin aplicatii interconectate in continua schimbare si care sa faca lucruri sa se intample mult mai rapid. Elocvent in acest sens, pot sta colaborarile in cadrul industriilor care pot intermedia/transfera informatii concomitent, concentrand valori si mai ales, economisind timp si efort.

O sursa de inspiratie pentru comunitati sa isi dezvolte laturi creative, functionalitate prin construirea relatiilor, acele „engagement-uri” tacite cu obiective capabile sa ofere conform asteptarilor. O multitudine de exemple inspirationale, care sunt importante in mixul media, al canalelor de distributie, sociale si mai ales, consumatoare. Insa de la atractia pentru fenomen ce in plan ideatic pare ca isi face treaba, pana la identificarea si traversarea pragurilor de accept este necesara o constanta, o proba a timpului care sa atraga reach-uri valabile si nu numai.

Sursa foto: Google, giphy.com